行业会计教学档案管理

会计档案管理办法（1998）财政部 财会32号第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。第三条 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：（一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。第十四条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。第十五条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。第十六条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。第十七条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。第十八条 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。第十九条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。第二十条 各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、档案管理部门，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法的规定，结合本地区、本部门的具体情况，制定实施办法，报财政部和国家档案局备案。第二十一条 本办法由财政部负责解释，自1999年1月1日起执行。1984年6月1日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自本办法执行之日起废止。附一：企业和其他组织会计档案保管期限表附二：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表附一：企业和其他组织会计档案保管期限表序号 档 案 名 称 保管期限备 注一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类 4 总账 15年包括日记总账。5 明细账 15年 6 日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。7 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。8 辅助账簿 15年 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告。9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析10 年度财务报告（决算） 永久包括文字分析四 其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5年 15 银行对账单 5年 附二：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号 档案名称 保管期限 备注财政总预算行政单位事业单位税收会计一会计凭证类 1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 10年 10年 2 各收入机关编送的报表 10年 3 行政单位和事业单位的各种会计凭证 15年 包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表。4 各种完税凭证和缴、退库凭证 15年缴款书存根联在销号后保管2年。5 财政总预算拨款凭证及其他会计凭证 15年包括：拨款凭证和其他会计凭证。6 农牧业税结算凭证 15年 二 会计账簿类 7 日记账 15年 15年 8 总账 15年15年 9 税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账 25年 10 明细分类、分户账或登记簿 15年 11 现金出纳账、银行存款账 25年 25年 12 行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）15年行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年。三 财务报告类 13 财政总决算 永久 14 行政单位和事业单位决算 10年永久 15 税收年报（决算） 10年永久 16 国家金库年报（决算） 10年 17 基本建设拨、贷款年报（决算）10年 18 财政总预算会计旬报 3年所属单位报送的保管2年。19 财政总预算会计月、季度报表 5年所属单位报送的保管2年。20 行政单位和事业单位会计月、季度报表 5年所属单位报送的保管2年。21 税收会计报表（包括票证报表）10年 电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年。四 其他类 22 会计移交清册 15年 15年 15年 23 会计档案保管清册 永久 永久 永久 24 会计档案销毁清册 永久 永久 永久 注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

一般15年，报表主要有三种：资产负债表、损益表、现金流量表。

1会计凭证，包括原始凭证，记账凭证；2.会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3.财务会计报告类，包括月度、季度、半年度财务会计报告和年度财务会计报告；4，其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

易度档案管理系统刚出台了新的档案管理方案，不妨去了解一下

如何做好会计档案管理工作一、会计档案的定义和内容会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。二、会计档案管理中存在的问题(一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职的会计档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。(二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。三、会计档案管理存在问题的解决措施(一)加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。(二)规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

会计档案的归档

1.归档范围

(1)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;

(2)会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(3)财务会计报告类，包括月度、季度、半年度财务会计报告和年度财务会计报告;

(4)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

2.电子会计档案

(1)电子会计档案的基本质量要求

①形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

③使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

④采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;

⑤建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

⑥形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

(2)仅以电子形式保存，形成电子会计档案

①单位内部形成的、属于归档范围的电子会计资料，符合电子会计档案基本质量要求的，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

②单位从外部接收的电子会计资料，符合电子会计档案基本质量要求、附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

会计档案管理中需要关注的几个方面：(一)加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案,应严格按照会计档案整理的有关规定,明确会计档案的所有权是单位,单位会计机构将会计档案整理规范,在会计机构暂保管3年,期满后编制会计档案案卷目录,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案(二)规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。(三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。 (四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导。

各种会计档案管理年限不同各行业会计报表种类也不同