会计电算化怎么实现

会计电算化是电子计算机在会计工作中应用的简称，即把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记账；然而会计电算化决不仅仅是对核算工具和核算方法的改进，它促使会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质的提高和知识结构的改善，提高会计工作效率和质量，解放会计人员的时间和精力，促进会计工作职能的转变，推动会计理论和会计技术的进步，使整个会计工作水平大幅度提高并增加企业的经济效益，使会计理论和实务的方方面面都发生前所未有的深刻变化。

在这种背景之下，根据国土资源部的要求，国土资源部实物地质资料中心财务部于2000年开始实施会计电算化，到2003年，在账户的设置、记账凭证的填制、登记账簿、编制会计报表等环节实现了会计数据处理的电算化，但距真正意义上的会计电算化的目标，还有一定的距离。

一、会计电算化系统设计

1.阶段规划

会计电算化的实施是一项复杂的系统工程，它包括会计电算化工作的规划、会计信息的建立与管理、人员的分工与培训、各种制度的建立与实施等众多内容，这些都必须采用系统工程的方法与原理去组织，才能使会计电算化工作顺利进行。根据国土资源部的要求，考虑到本单位的实际情况及今后的发展，本单位的会计电算化宜分为两个阶段：第一阶段，建立会计内部局域网，实现会计数据处理的电算化；第二阶段，与单位其他部门实现联网，使会计信息系统与单位管理信息系统和其他子系统建立联系，实现财务账目查询、管理辅助决策等功能。

2.系统功能设计

会计电算化应充分体现会计工作的业务内涵，按照有关会计电算化的规范，其系统功能设计如图1所示。

图1 会计电算化系统功能图

3.会计电算化硬件环境设计

由于本单位财务机构规模较小，机构设置也较为简单，所以在局载网设计上采用总线型网络拓扑结构（图2）。

图2 财务部拓扑结构图

总线拓扑结构主要有以下优点：

（1）电缆长度短，容易布线。因所有的站点接到一个数据通道，只需很短的电缆，所以减少了安装费用，易于维护和布线。

（2）可靠性高。因总线的结构简单，又是无源元件，所以从硬件的观点看，十分可靠。

（3）易于扩充。增加新的站点，只需在总线的任何点将其接入，如需增加长度，可通过中继器扩展一个附加段。

计算机硬件是会计电算化系统运行的设备基础，硬件配置的好坏直接影响到会计电算化系统的效率和质量。根据会计电算化发展的规划，并考虑到今后几年计算机本身及相应软件的更新速度、网络技术的发展等因素，服务器和各工作站均采用联想微机，其中服务器主频2.1G、硬盘60G、内存256M，各工作站上均配有打印机。

4.会计电算化软件环境设计

计算机操作系统采用Windows NT。

会计软件选用上，近期内采用通用的会计软件——用友财务管理系统；长期规划上，要能够在通用软件基础上进行二次开发，以适应未来会计电算化工作发展的需要。

二、人员配备与岗位培训

为实施会计电算化，改变了原手工会计系统的岗位分工与职能，单纯的财会人员已不能满足会计电算化后的工作需要，必须有专业人员来负责会计电算化工作的管理以及系统运行、维护等。由于本单位规模较小，财务人员比较少，不可能另外配置专业的电算化管理人员，因此我们立足于对原有职工的培训。根据本单位会计电算业务的要求，制定制度，有计划地组织会计工作人员进行电算化培训，以适应近期工作需要。

会计电算化对传统会计工作模式是一次革命，作为会计工作人员一定要跟上电算化的要求，积极提高自身素质，更新知识结构：一方面要更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识。会计人员掌握会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件。

三、会计电算化系统的安全可靠性

安全性指软件系统防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指系统防错、查错、纠错的能力，防止产生不正确的会计信息的能力。评价会计电算化系统的安全可靠性，主要是要把软件系统提供的各种可靠性保证措施结合起来，看其是否能有效地防止差错的发生，以及在发生差错时能否及时查出并能进行修改；安全性保证措施是指能否有效地防止会计信息的泄漏和破坏。

为达到安全可靠性指标，我们对系统设置了多种控制措施，如权限设置、复核功能设置、各种校验功能设置、处理顺序控制，采用信息加密技术和存取控制技术，设立备份和恢复功能等。为了增强网络安全防范能力，购买了防病毒专业软件，采用了防火墙技术、网络防毒、信息加密存储、身份认证等手段。为加强数据的保密与安全，在进入系统时采用用户口令和相应的用户权限设置。同时制定了严格的作业制度和作业程序，各工作人员的文档要及时备份，重要的文档要专业备份和存档。

四、存在的问题及解决途径

通过实施会计电算化，提高了本单位的财务工作效率和质量，逐渐跟上国内会计现代化发展形势，但也发现了许多问题。

第一，整个单位的办公自动化建设缺乏系统的规划，相关部门的配套建设不够合理，使得会计电算化仅成为财务部门的事情，未与整个单位构成一个整体，会计电算化的全部优越性不能得到充分的体现。

第二，会计电算化在会计档案管理中还存在一些不足。如一方面要对电算化会计文档介质进行存档，另一方面又要将文档打印存档，采用的是传统的存档与电算化存档相结合的模式。如何充分发挥电算化存档的优点，目前在技术上还不够成熟，需要进一步研究和完善。

第三，与传统的会计方法相比，会计电算化还存在一定的浪费——如重复打印等。

这些问题可以说是在会计电算化过程中的普遍现象，为此我们提出了以下解决途径。

（1）成立信息控制中心，建立单位内部局域网。通过信息控制中心，对整个单位各部门子网进行协调和管理，维护整个局域网的运作。财务室会计电算化管理系统通过服务器与单位内其他部门进行信息交流。这种方法较为简单，也便于操作，既在一定程度上发挥了整个单位的办公自动化作用，又使财务室会计电算化系统保持了相对的独立性，便于会计资料的安全管理。

（2）针对本单位的具体情况，组织力量对现有的会计电算化系统进行二次开发。在开发中要考虑整个单位内各个部门的办公需求，从而使会计电算化系统与整个办公管理系统和谐。

通过会计电算化的实施，我单位会计工作面貌得到很大改观。也应该看到，会计电算化本身还处在不断发展完善之中，会计电算化的实施，无论是理论还是实践都需有一个较长的过程，不能急功近利。

会计电算化的步骤要看你的什么软件。一般说来是这样的，首先以系统管理员的身份要建立一个帐套（就是输入单位的一些基本信息，存货小数，以及科目的级长等），然后增加操作员，再对所增加的操作员授权，再就是进行帐套的初始化（会计科目、记帐凭证类型、帐页的格式，受控系统等），初始化后就可以进行凭证的填制了，然后就是审核凭证，出纳签字，接下来就是记帐，记帐后就进行月结了。月结后就是纺制会计报表了（一般从套帐中取数）。这些做完后，还应进行这次帐务的备份。

1。该企业需要一个财务软件。2.有了财务软件之后要有人去完善基础资料：期初余额、部门资料、产品资料、供应商资料、客户资料、所需要使用的科目（二级，三级科目）等等初始资料。3.需要使用软件的部门都需要有电脑和打印机。虽然会计电算化在系统里边都有信息，但是很多单据还是要打印留底备案的，比如各种领料单，给供应商反馈的入库单，给客户的销货清单都需要打印。4.要按时结账，否则次月的工作会很难开展。

会计电算化操作步骤流程

你知道会计电算化操作步骤流程是怎样的吗?你对会计电算化操作步骤流程了解吗?下面是我为大家带来的会计电算化操作步骤流程的知识，欢迎阅读。

1.1.1启动与注系统管理

(1) 执行“系统管理”命令，进入“〖系统管理〗”窗口。

(2) 执行“系统→注册”命令，打开“注册〖控制台〗”对话框。

(3) 输入用户名：admin;密码：(空)。

(4) 单击“确定”按钮，以系统管理员身份注册进入系统管理

1.1.2建立企业核算账套

(1) 执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。

(2) 输入账套信息，

(3) 单击“下一步”按钮，输入单位信息

(4) 单击“下一步”按钮，输入核算类型。

(5) 单击“下一步”按钮，确定基础信息，

(6) 单击“下一步”按钮，确定业务流程，全部采用默认的标准流程，单击“完成”按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么?”。

(7) 单击“是”按钮，稍候，确定分类编码方案。

(8) 单击“确认”按钮，定义数据精度。

(9) 单击“确认”按钮，系统弹出“创建账套{北京宏远科技有限公司：[333]}成功。”信息提示框，单击“确定”按钮，系统提示“是否立即启用账套?”。单击“是”按钮，打开“系统启用”对话框。

(10)选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2011年1月1日”。

(11) 单击“确定”按钮，单击“是”按钮，单击“退出”按钮

1.1.3增加操作员

(1) 执行“权限→操作员”命令，进入“操作员管理”窗口。窗口中显示系统预设的几位操作员：demo、SYSTEM和UFSOFT。

(2) 单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。

(3) 输入数据。编号：11;姓名：陈力;口令：1;确认口令：1。

4) 单击“增加”按钮，输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。

1.1.4分配权限

(1) 执行“权限→权限”命令，进入“操作员权限”窗口。

(2) 选择001账套;2011年度。

(3) 从操作员列表中选择陈力，选中“账套主管”复选框，系统弹出“设置操作员：[11]账套主管权限吗?”，单击“是”按钮。

(4) 选择马方，单击工具栏中的“增加”按钮，打开“权限增加”对话框，双击“总账、财务报表”权限，

(5) 单击“确定”按钮

1.2.1启动并注册企业门户

1)执行“开始→程序→会计从业资格考试→会计从业资格考试→信息门户”命令，打开“注册【控制台】”对话框。

(2)输入或选择数据。用户名“101”;密码为空;账套“900 电算化考试练习账套”;会计年度“2011”;日期“2011-01-01”。

3)单击“确定”按钮。进入会计从业资格无纸化考试软件。

1.2.2设置部门档案

(1) 执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。

(2) 在“部门档案”窗口中，单击“增加”按钮。

(3) 输入数据。

(4) 单击“保存”按钮

1.2.3设置职员档案

(1) 执行“基础档案→机构设置→职员档案”命令，打开“职员档案”窗口。

(2) 单击“增加”按钮。

(3) 输入职员信息。

(4) 单击“保存”按钮。

1.2.4设置客户档案

(1) 执行“基础档案→往来单位→客户档案”命令，打开“客户档案”窗口。

(2) 在“客户档案”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加客户档案”对话框。

(3) 输入客户档案信息。

(4) 单击“保存”按钮。

1.2.5设置供应商档案

(1) 执行“基础档案→往来单位→供应商档案”命令，打开供应商档案”窗口。

(2) 在“供应商档案”窗口中， 单击“增加”按钮，打开“增加供应商档案”对话框。

(3) 输入供应商档案信息。

(4) 单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

1.2.6设置外币及汇率

(1) 执行“基础档案→财务→外币设置”命令，打开“外币设置”窗口。

(2) 在“外币设置”窗口中，输入数据。币符：EUR;币名：欧元。

(3) 单击“确认”按钮。

(4) 在“2011年1月的记账汇率”栏中输入9.6，敲回车确认。

1.2.7设置会计科目

(1) 执行“基础设置→财务→会计科目”命令，进入“会计科目”窗口，显示所有“按新会计制度”

预置的科目。

(2) 单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”窗口。

(3) 输入明细科目相关内容。

(4) 输入编码“100201”、科目名称“工行存款”;选择“日记账”、“银行账”，选择“外币核算”选项，选择币种“美元”。

(5) 单击“确定”按钮。

1.2.8设置凭证类别

(1)执行“基础档案→财务→凭证类别”命令，打开“凭证类别预制”对话框。

(2)单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选按钮。

(3)单击“确定”按钮，进入“凭证类别”窗口。

(4)单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”;在“限制科目”栏输入“1001,1002”。

(5)同理，设置付款凭证的限制类型“贷方必有”、限制科目“1001,1002”;转账凭证的限制类型“凭证必无”、限制科目“1001,1002”。

(6)设置完后，单击“退出”按钮。

1.2.9输入期初余额

(1)执行“总账→设置→期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。

(2)双击“其他应收款”的期初余额栏，输入其他应收款的明细余额信息。

(3)双击“其他应付款”的.期初余额栏，输入贷方期初余额4000。

(4)单击“试算”按钮，进行试算平衡。

2.1 重新注册企业门户

(1)执行“文件→重新注册”命令。

(2)输入相关信息。

(3)单击“确定”按钮。

2.2 填制凭证

(1)执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

(2)单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

(3)选择凭证类型“转账凭证”;输入制单日期“20100110”。

(4)输入摘要“购办公用品”;输入借方科目“660203”，选择辅助核算部门“管理部”,输入借方金额“3000”，回车;摘要自动带到下一行，

(5)输入贷方科目“100201”，选择结算方式“转账支票”并输入票号“ZP101”，输入贷方金额“3000”或按“=”键。

(6)单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存!”信息提示框。

2.3 修改凭证

(1) 执行“总账→凭证→填制凭证”，进入“填制凭证”窗口。

(2) 单击“

”时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改部门为“采购部”，单击“确认”按钮。

(5) 单击“保存”按钮，保存相关信息。

2.4 查询凭证

(1) 执行“总账→凭证→查询凭证”，打开“凭证查询”查询条件对话框。

(2) 选择“收款凭证”凭证类别，输入凭证号“0001”。

(3) 单击“辅助条件”按钮，可输入更多辅助查询条件。

(4) 单击“确认”按钮，进入“凭证查询”的凭证列表窗口。

(5) 双击要查询的凭证或单击“确定”按钮，进入“查询凭证”的凭证窗口。

2.5 审核凭证

(1)执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。

(2)输入查询条件，可采用默认值。

(3)单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

(4)双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。

(5)检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。

(6)单击“下张”按钮，对其他凭证签字。或执行“审核→成批审核签字”命令，将其他凭证成批审核。

2.6 记账

(1) 执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。

(2) 第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。

(3) 单击“下一步”按钮。

(4) 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。

(5) 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。

(6)单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。

(7)单击“确定”，记账完毕。

2.7 查询账簿

(1) 执行“总账→账簿查询→总账”命令，打开“总账查询条件”对话框。

(2) 输入查询科目“1403”。

(3) 单击“确认”按钮，进入“总账”窗口。

(4)单击本月合计行，单击“明细”按钮，查看明细账信息。

2.8 结账

执行“总账→期末→结账”命令，进入“结账”窗口。

(2) 单击要结账月份“2011.01。

(3) 单击“下一步”按钮。单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。

(4) 单击“下一步”按钮，系统显示“01月工作报告”。

(5)查看工作报告后，单击“下一步”按钮。

(6)单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

3.2 启动财务报表

(1)执行“财务报表”命令，单击“确定”按钮，再单击“关闭”按钮，进入财务报表系统。

(2) 执行“文件→新建”命令，单击“确定”按钮，建立一张空白报表，报表名默认为“report1”。

3.3 新建财务报表

(1) 执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。

(2) 选择您所在的行业“一般企业(2007新会计准则)”，财务报表“资产负债表”。

(3) 单击“确认”按钮，弹出“模板格式将覆盖本表格式!是否继续?”提示框。

(4) 单击“确定”按钮，即可打开“资产负债表”模板。

(5) 单击“保存”按钮，在指定的文件夹输入报表文件名“资产负债表.rep”，再单击“保存”按钮。

3.4 定义报表格式

(1) 在“格式”状态下，执行“格式→表尺寸”命令，设置报表为6行3列。

(2) 执行“格式→组合单元”命令，单击“按行组合”，将报表第一行单元格合并。

(3) 执行“格式→区域画线”命令，将A3:C6区域画线。

(4) 执行“格式→行高、列宽”命令，将第一行行高设置为7毫米，A~C列列宽为30毫米。

(5) 输入报表项目。

(6) 执行“格式→单元属性”命令，将标题行文字居中并设置为黑体14号字。

(7) 执行“数据→关键字→设置”命令，在B2单元格分别设置年、月、日关键字。

(8) 执行“数据→关键字→偏移”命令，设置年、月关键字的偏移量分别为-60，-30。

(9) 单击“保存”按钮，将报表保存到指定文件夹下。

3.5定义报表公式

(1) 在“格式”状态下，选定被定义单元“B4”，即“固定资产”期初数。

(2) 单击“fx”按钮，打开“定义公式”对话框。

(3) 单击“函数向导”按钮，打开“函数向导”对话框。

(4) 在函数分类列表框中选择“用友账务函数”，在右边的函数名列表中选中“期初(QC)”。

(5) 单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框。

(6) 单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框。

(7) 修改科目编码“2001”，单击“确定”按钮，返回“用友账务函数”对话框。

(8) 单击“确定”按钮，返回“定义公式”对话框，单击“确认”按钮。

(9) 根据资料，直接或引导输入其他单元公式。

3.6 编制报表

(1) 在“数据”状态下，单击第1张表页，执行“数据→关键字→录入”命令，打开“录入关键字”对话框。

(2) 输入年“2011”，月“01”，日“31”。

(3) 单击“确认”按钮，弹出“是否重算第1页?”对话框。

(4) 单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算01月份数据。

3.7 调用报表模板生成报表

调用资产负债表模板

(1) 执行“格式→报表模板”命令，打开“报表模板”对话框。

(2) 选择您所在的行业“一般企业(2007新会计准则)”，财务报表“资产负债表”。

(3) 单击“确认”按钮，弹出“模板格式将覆盖本表格式!是否继续?”提示框。

(4) 单击“确定”按钮，即可打开“资产负债表”模板。

生成资产负债表数据

(1) 单击左下角“格式”按钮，在数据状态下，执行“数据→关键字→录入”命令。

(2) 输入关键字：年“2011”，月“01”，日“31”。单击“确认”按钮，弹出“是否重算第1页?”提示框。

(3) 单击“是”按钮，系统会自动根据单元公式计算01月份数据。

4.1.2设置付款条件

(1) 执行“基础设置→收付结算→付款条件”命令，打开“付款条件”对话框。

(2) 单击“增加”按钮，输入付款条件编码“01”，信用天数“30”，按资料输入优惠天数及优惠率，

(3) 单击“保存”按钮。

4.1.3输入应收应付期初数据

(1)执行“采购→采购发票”命令，打开“销售发票”对话框。

(2) 单击“增加”按钮右侧的下箭头，选择“专用发票”，按资料输入发票信息，

(3) 单击“保存”按钮。

4.2 日常业务

4.2.1输入销售发票

(1) 执行“销售→销售发票”命令，打开“付款条件”对话框。

(2) 单击“增加”按钮右侧的下箭头，选择“专用发票”，按资料输入发票信息，

(3) 单击“保存”按钮。

4.2.2输入收款单

(1)执行“销售→客户往来→收款结算”命令，进入“收款单”窗口。

(2)选择客户“元祥公司”。

(3)单击“增加”按钮。输入结算日期“2011-01-11”;结算方式“转支票”;金额“35100”。

(4)单击“保存”按钮。

4.2.3往来核销

(1)执行“销售→客户往来→收款结算”命令，进入“收款单”窗口。

(2)选择客户“元祥公司”。单击“上张”或“下张”按钮找到要核销的收款单，

(3)单击“核销”按钮。

(4)在表体中找到与收款单对应的发票，在本次结算栏中输入“35100”。

(5)单击“保存”按钮。

4.2.4应收应付账表查询

(1) 执行“销售→客户往来账表→客户往来余额表”命令，打开“应收查询条件”对话框。

(2) 单击“确认”按钮，显示客户往来余额表。

(3) 单击“退出”按钮。