成人会计软件应用方法

会计电算化知识点辅导：会计软件的应用

(1)银行对账初始数据录入

在首次启用银行对账功能时，需要事先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项，即银行对账的初始数据。从启用月份开始，上月对账的未达账项将自动加入到以后月份的对账过程中。

(2)银行对账单录入

对账前，必须将银行对账单的内容录入到系统中。录入的对账单内容一般包括入账日期、结算方式、结算单据字号、借方发生额、贷方发生额，余额由系统自动计算。

(3)对账

在会计电算化环境下，系统提供自动对账功能，即系统根据用户设置的对账条件进行逐笔检查，对达到对账标准的记录进行勾对，未勾对的即为未达账项。

系统进行自动对账的条件一般包括：业务发生的日期、结算方式、结算票号、发生金额相同等。其中，发生金额相同是对账的基本条件，对于其他条件，用户可以根据需要自定义选择。

除了自动对账外，系统一般还提供手工对账功能。特殊情况下，有些已达账项通过设置的对账条件系统无法识别，这就需要出纳人员通过人工识别进行勾对。

(4)余额调节表的编制

对账完成后，系统根据本期期末的银行存款日记账的余额、银行对账单的余额对未达账项进行调整，自动生成银行存款余额调节表。调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。用户可以在系统中查询余额调节表，但不能对其进行修改。

(三)账簿查询

1.科目账查询

(1)总账查询

用于查询各总账科目的年初余额、各月期初余额、发生额合计和期末余额。总账查询可以根据需要设置查询条件，如会计科目代码、会计科目范围、会计科目级次、是否包含未记账凭证等。在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前会计科目当前月份的明细账。

(2)明细账查询

用于查询各账户的明细发生情况，用户可以设置多种查询条件查询明细账，包括会计科目范围、查询月份、会计科目代码、是否包括未记账凭证等。在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证及联查总账。

(3)余额表

用于查询统计各级会计科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。用户可以设置多种查询条件。利用余额表可以查询和输出总账科目、明细科目在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额;可以查询和输出某会计科目范围在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额;可以查询和输出包含未记账凭证在内的最新发生额及期初余额和期末余额。

(4)多栏账

多栏账即多栏式明细账，用户可以预先设计企业需要的多栏式明细账，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。查询多栏账时，用户可以设置多种查询条件，包括多栏账名称、月份、是否包含未记账凭证等。

(5)日记账

用于查询除现金日记账、银行日记账之外的其他日记账。用户可以查询输出某日所有会计科目(不包括现金、银行存款会计科目)的发生额及余额情况。用户可以设置多种查询条件，包括查询日期、会计科目级次、会计科目代码、币别、是否包含未记账凭证等。

2.辅助账查询

辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在会计科目设置时，如果某一会计科目设置多个辅助核算，则在输出时会提供多种辅助账簿信息。

三、账务处理模块期末处理

账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。

(一)自动转账

自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方会计科目固定不变，发生金额的来源或计算方法基本相同，相应凭证处理基本固定的会计业务，将其既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。自动转账的目的在于减少工作量，避免会计人员重复录入此类凭证，提高记账凭证录入的速度和准确度。

1.自动转账的步骤

(1)自动转账定义

自动转账定义是指对需要系统自动生成凭证的相关内容进行定义。在系统中事先进行自动转账定义，设置的内容一般包括：编号、凭证类别、摘要、发生会计科目、辅助项目、发生方向、发生额计算公式等。

(2)自动转账生成

自动转账生成是指在自动转账定义完成后，用户每月月末只需要执行转账生成功能，即可快速生成转账凭证，并被保存到未记账凭证中。

用户应该按期末结转的顺序来执行自动转账生成功能。此外，在自动转账生成前，应该将本会计期间的全部经济业务填制记账凭证，并将所有未记账凭证审核记账。

保存系统自动生成的转账凭证时，系统同样会对凭证进行校验，只有通过了系统校验的凭证才能进行保存。生成后的转账凭证将被保存到记账凭证文件中，制单人为执行自动转账生成的操作员。自动生成的转账凭证同样要进行后续的审核、记账。

2.常用的自动转账功能

(1)自定义转账

自定义转账包括自定义转账定义和自定义转账生成。自定义转账定义允许用户通过自动转账功能自定义凭证的所有内容，然后用户可以在此基础上执行转账生成。

(2)期间损益结转

期间损益结转包括期间损益定义和期间损益生成，期间损益结转用于在一个会计期间结束时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。

用户应该将所有未记账凭证审核记账后，再进行期间损益结转。在操作时需要设置凭证类别，一般凭证类别为转账凭证。执行此功能后，一般系统能够自动搜索和识别需要进行损益结转的所有科目(即损益类科目)，并将它们的期末余额(即发生净额)转到本年利润科目中。

(二)对账

对账是指为保证账簿记录正确可靠，对账簿数据进行检查核对。对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。

(三)月末结账

1.月末结账功能

结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。

2.月末结账操作的控制

结账工作必须在本月的核算工作都已完成，系统中数据状态正确的情况下才能进行。因此，结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：

(1)检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账;

(2)检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账;

(3)检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账;

(4)对会计科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账;

(5)检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账;

(6)当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。

结账只能由具有结账权限的人进行。在结账前，最好进行数据备份，一旦结账后发现业务处理有误，可以利用备份数据恢复到结账前的状态。

第四节 固定资产管理模块的应用

一、固定资产管理模块初始化工作

(一)设置控制参数

1.设置启用会计期间

启用会计期间是指固定资产管理模块开始使用的时间。固定资产管理模块的启用会计期间不得早于系统中该账套建立的期间。设置启用会计期间在第一次进入固定资产管理模块时进行。

2.设置折旧相关内容

设置折旧相关内容一般包括：是否计提折旧、折旧率小数位数等。

如果确定不计提折旧，则不能操作账套内与折旧有关的功能。

3.设置固定资产编码

固定资产编码是区分每一项固定资产的唯一标识。

(二)设置基础信息

1.设置折旧对应科目

折旧对应科目是指折旧费用的入账科目，资产计提折旧后必须设定折旧数据应归入哪个成本或费用科目。根据固定资产的使用状况，某一部门内的固定资产的折旧费用可以归集到一个比较固定的会计科目，便于系统根据部门生成折旧凭证。

2.设置增减方式

企业固定资产增加或减少的具体方式不同，其固定资产的确认和计量方法也不同。记录和汇总固定资产具体增减方式的数据也是为了满足企业加强固定资产管理的需要。

固定资产增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。

固定资产减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

3.设置使用状况

企业需要明确固定资产的使用状况，加强固定资产的核算和管理。同时，不同使用状况的固定资产折旧计提处理也有区别，需要根据使用状况设置相应的折旧规则。

固定资产使用状况包括：在用、经营性出租、大修理停用、季节性停用、不需要和未使用。

4.设置折旧方法

设置折旧方法是系统自动计算折旧的基础。折旧方法通常包括：不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法等。系统一般会列出每种折旧方法的默认折旧计算公式，企业也可以根据需要，定义适合自己的折旧方法的名称和计算公式。

5.设置固定资产类别

固定资产种类繁多，规格不一，需建立科学的固定资产分类体系。为强化固定资产管理，企业可根据自身的特点和管理方法，确定一个较为合理的固定资产分类方法。

(三)录入原始卡片

固定资产卡片是固定资产核算和管理的数据基础。在初始使用固定资产模块时，应该录入当期期初(即为上期期末)的固定资产数据，作为后续固定资产核算和管理的起始基础。固定资产卡片记录每项固定资产的详细信息，一般包括：固定资产编号、名称、类别、规格型号、使用部门、增加方式、使用状况、预计使用年限、残值率、折旧方法、开始使用日期、原值、累计折旧等。

二、固定资产管理模块日常处理

企业日常运营中，会发生固定资产相关业务，一般包括固定资产增加、减少、固定资产变动等。在每个会计期间，用户可在固定资产管理模块中对相关日常业务进行管理和核算。

(一)固定资产增加

固定资产增加是指企业购进或通过其他方式增加固定资产，应为增加的固定资产建立一张固定资产卡片，录入增加的固定资产的相关信息、数据。

(二)固定资产减少

固定资产减少业务的核算不是直接减少固定资产的价值，而是输入资产减少卡片，说明减少原因，记录业务的具体信息和过程，保留审计线索。

(三)固定资产变动

固定资产变动业务包括价值信息变更和非价值信息变更两部分内容。

1.价值信息的变更

(1)固定资产原值变动

固定资产使用过程中，其原值变动的原因一般包括：根据国家规定，对固定资产重新估价;增加补充设备或改良设备;将固定资产的一部分拆除;根据实际价值调整原来的暂估价值;发现原记录固定资产的价值有误等几种情况。

(2)折旧要素的变更

折旧要素的变更包括使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、累计折旧调整等。

2.非价值信息变更

固定资产非价值信息变更包括固定资产的使用部门变动、使用状况变动、存放地点变动等。

(四)生成记账凭证

设置固定资产凭证处理选项之后，固定资产管理模块对于需要填制记账凭证的业务能够自动完成记账凭证填制工作，并传递给账务处理模块。

三、固定资产管理模块期末处理

(一)计提折旧

固定资产管理模块提供自动计提折旧的功能。初次录入固定资产原始卡片时，应将固定资产的原值、使用年限、残值(率)以及折旧计提方法等相关信息录入系统。在期末，系统利用自动计提折旧功能，对各项固定资产按照定义的折旧方法计提折旧，并将当期的折旧额自动累计到每项资产的累计折旧项目中，并减少固定资产账面价值。然后，系统将计提的折旧金额依据每项固定资产的用途归属到对应的成本、费用项目中，生成折旧分配表，并以此为依据，制作相应的记账凭证，并传递给账务处理模块。

系统还可以提供折旧清单，显示所有应计提折旧的资产已计提折旧的信息。

(二)对账

固定资产管理模块对账功能主要是指与账务处理模块进行对账。对账工作主要是为了保证固定资产管理模块的资产价值、折旧、减值准备等与账务处理模块中对应科目的金额相一致。

(三)月末结账

用户在固定资产管理模块中完成本月全部业务和生成记账凭证并对账正确后，可以进行月末结账。

(四)相关数据查询

固定资产管理模块提供账表查询功能，用户可以对固定资产相关信息按照不同标准进行分类、汇总、分析和输出，以满足各方面管理决策的需要。

第五节 工资管理模块的应用

一、工资管理模块初始化工作

(一)设置基础信息

1.设置工资类别

工资类别用于对工资核算范围进行分类。企业一般可按人员、部门或时间等设置多个工资类别。

2.设置工资项目

设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。

3.设置工资项目计算公式

设置工资项目计算公式是指企业根据其财务制度，设置某一工资类别下的工资计算公式。

4.设置工资类别所对应的部门

设置工资类别所对应的部门后，可以按部门核算各类人员工资，提供部门核算资料。

5.设置所得税

为了计算与申报个人所得税，需要对个人所得税进行相应的设置。设置内容具体包括：基本扣减额、所得项目、累进税率表等。

6.设置工资费用分摊

企业在月内发放的工资，不仅要按工资用途进行分配，而且需要按工资一定比例计提某些费用。为此系统提供设置计提费用种类和设置相应科目的功能。

(二)录入工资基础数据

第一次使用工资管理模块必须将所有人员的基本工资数据录入计算机。

由于工资数据具有来源分散等特点，工资管理模块一般提供以下数据输入方式：

(1)单个记录录入。选定某一特定员工，输入或修改其工资数据。

(2)成组数据录入。先将工资项目分组，然后按组输入。

(3)按条件成批替换。对符合条件的某些工资项，统一替换为一个相同的数据。

(4)公式计算。适用于有确定取数关系的数据项。

(5)从外部直接导入数据。指通过数据接口将工资数据从车间、人事、后勤等外部系统导入工资管理模块。

二、工资管理模块日常处理

(一)工资计算

1.工资变动数据录入

工资变动是指对工资可变项目的具体数额进行修改，以及对个人的工资数据进行修改、增删。工资变动数据录入是指输入某个期间内工资项目中相对变动的数据，如奖金、请假扣款等。

2.工资数据计算

工资数据计算是指按照所设置的公式计算每位员工的工资数据。

(二)个人所得税计算

工资管理模块提供个人所得税自动计算功能，用户可以根据政策的调整，定义最新的个人所得税税率表，系统可以自动计算个人所得税。

(三)工资分摊

工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提，并自动生成转账凭证传递到账务处理模块。工资费用分摊项目一般包括应付工资、应付福利费、职工教育经费、工会经费、各类保险等。

(四)生成记账凭证

根据工资费用分摊的结果及设置的借贷科目，生成记账凭证并传递到账务处理模块。

三、工资管理模块期末处理

(一)期末结账

在当期工资数据处理完毕后，需要通过期末结账功能进入下一个期间。系统可以对不同的工资类别分别进行期末结账。

(二)工资表的查询输出

工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资管理模块提供了主要的工资报表，报表的格式由会计软件提供，如果对报表提供的固定格式不满意，用户也可以自行设计。

1.工资表

工资表主要用于对本月工资发放和统计，包括工资发放表、工资汇总表等。用户可以对系统提供的工资表进行修改，使报表格式更符合企业的需要。

2.工资分析表

工资分析表是以工资数据为基础，对按部门、人员等方式分类的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。

第六节 应收管理模块的应用

一、应收管理模块初始化工作

(一)控制参数和基础信息的设置

1.控制参数的设置

(1)基本信息的设置

主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。

(2)坏账处理方式设置

企业应当按期估计坏账损失，计提坏账准备，当某一应收款项全部确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备，同时转销相应的应收款项金额。

在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则坏账处理方式这一参数不能更改;如确需更改的，只能在下一年修改。

(3)应收款核销方式的设置

应收款核销是确定收款与销售发票、应收单据之间对应关系的操作，即指明每一次收款是哪几笔销售业务款项。应收管理模块一般提供按单据、按存货等核销方式。

(4)规则选项

应收管理模块的规则选项一般包括：核销是否自动生成凭证、预收冲应收是否生成转账凭证等。

2.基础信息的设置

(1)设置会计科目

设置会计科目是指定义应收管理模块凭证制单所需的基本科目。

(2)设置对应科目的结算方式

设置对应科目的结算方式即设置对应科目的收款方式，主要包括现金、支票、汇票等。

(3)设置账龄区间

设置账龄区间是指为进行应收账款账龄分析，根据欠款时间，将应收账款划分为若干等级，以便掌握客户欠款时间的长短。

(二)期初余额录入

初次使用应收管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录入到系统，以便以后的核销处理。一般包括初始单据、初始票据、初始坏账的录入。

当第二年度处理时，应收管理模块自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。

二、应收管理模块日常处理

(一)应收处理

1.单据处理

(1)应收单据处理

企业的应收款来源于销售发票(包括专用发票、普通发票)和其他应收单。如果应收管理模块与销售管理模块同时使用，则销售发票必须在销售管理模块中填制，并在审核后自动传递给应收管理模块，在应收管理模块中只需录入未计入销售货款和税款的其他应收单数据(如代垫款项、运输装卸费、违约金等);企业如果不使用销售管理模块，则全部业务单据都必须在应收管理模块中录入。

应收管理模块具有销售发票与其他应收单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能。

(2)收款单据处理

收款单据用来记录企业收到的客户款项。收款单据处理主要是对收款单和预收单进行新增、修改、删除等操作。

(3)单据核销

单据核销主要用于建立收款与应收款的核销记录，加强往来款项的管理，同时核销日期也是账龄分析的重要依据。

会计电算化金蝶软件使用技巧

会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。我下面为你整理了关于金蝶软件使用技巧，希望对你有所帮助。

1. 新建账套技巧：

当新建账套与已有账套在科目设置、部门、职员及往来单位相同时，可用原账套复制。具体步骤如下：点击“新建账套”，输入账套名称后进入初始化设置界面，这是点击“文件”菜单下的“引入”、“引入初始数据”，然后按提示打开源账套，即可完成初始化工作，点击启用账套，新账套即可使用。

2.快速录入技巧

(1)成批输入：在输入工资数据时，如果大批职员的某些项目是相同的，可以成批输入，操作方法：进入“数据输入”，通过“数据过滤”功能显示数据相同的职员，按F4键弹出“工资项目辅助计算器”，在“变动项目”中选择要输入的项目，在“变动参数”栏中输入数据，然后按“控制面板”节的'等号键即可完成。

(2)成批复制：购买一批相同的固定资产，输入固定资产卡片时，一张卡片填制好以后，点击“复制”，选择成批复制，就可以很容易地得到其余固定资产的卡片，只需修改一下固定资产编号即可。

(3)引入凭证：在一个账套输入凭证时可以从另一账套引入，操作步骤：用Manager用户打开账套，点击“文件”菜单下的“引入”，选择引入凭证，然后按提示打开源账套引入目标凭证即可，对于工资和固定资产实行单独账套核算的单位，在分配工资费用和计提固定资产折旧时，这项功能尤其实用。

(4)使用快捷键：金蝶2000标准版7.01为用户提供了很多快捷键，几乎所有的操作都可以在键盘上完成，熟练掌握这些快捷键能大大提高录入速度。Ctrl+F7键，凭证录入时在光标处填入借贷方差额;F8键：保存凭证;F11键;计算器：Ctrl+F11键;凭证反过账;F12键：把金蝶计算器上的数字填入光标处;Ctrl+F12键：反结账;↑、↓键：输入结算方式，即银行存款是使用现金支票还是转账支票等。

(5)使用模式凭证：经常使用且分录较多的凭证，可以保存为模式凭证，输入时点击“编辑”菜单下的“调入模式凭证”，然后双击所选模式凭证即可输入。

金蝶k3供应链管理系统介绍

金蝶k3财务管理系统面向企业财务核算及管理人员，对企业的财务进行全面管理，在完全满足财务基础核算的基础上，实现集团层面的财务集中、全面预算、资金管理、财务报告的全面统一，帮助企业财务管理从会计核算型向经营决策型转变，最终实现企业价值最大化。财务管理系统各模块可独立使用，同时可与业务系统无缝集成，构成财务与业务集成化的企业应用解决方案。

金蝶k3供应链管理系统面向企业采购、销售、库存和质量管理人员，提供采购管理、销售管理、仓库管理、质量管理、存货核算、进口管理、出口管理等业务管理功能，帮助企业全面管理供应链业务。该系统既可独立运行，又可与生产、财务系统结合使用，构成更完整、更全面的一体化企业应用解决方案。

主要功能

采购管理：提供从采购申请、订单、收货入库、退货到付款的业务管理功能，支持供应商、价格、批号等多种采购业务处理，帮助企业实现采购业务全过程的物流、资金流和信息流的有效管理和控制。

销售管理：提供从订单、发货出库、退货、发票到收款的业务管理功能，支持信用赊销、价格、折扣、促销等多种销售业务处理，帮助企业实现销售业务全过程的物流、资金流和信息流的有效管理和控制。

仓库管理：提供入出库业务、仓存调拨、库存调整、虚仓等业务管理功能，支持批次、物料对应、盘点、即时库存校对等管理功能，帮助企业建立规范的仓存作业流程，提高仓存运作效率。

进口管理：提供进口采购订货、进口单证(供应商发票、报关单证、进口税金)等业务管理功能，帮助企业对进口采购物流和资金流的全过程管理，提升进口业务效率。

出口管理：提供出口外销订单、外销出运管理、装箱管理、出库管理、外销客户管理、出口单证(形式发票、报关单证)等业务管理功能，帮助企业提升对出口外销的物流和资金流管理的全过程管理，提升出口业务效率。

存货核算：提供多种存货核算计算方式，结合总仓与分仓核算、凭证模板灵活设置等业务管理功能，可以帮助企业准确核算存货的出入库成本和库存金额余额，实时提供库存业务的财务成本信息。

质量管理：提供供应商评估、采购检验、工序检验、委外工序检验、产品检验、委外加工入库检验、发货检验、退货检验等质量管理功能，帮助企业提高质量管理效率与生产效率。

会计软件的应用流程是怎样的

会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。下面是我为大家带来的会计软件的应用流程的知识，欢迎阅读。

一、系统初始化

(一)系统初始化的特点和作用

系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。

系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。

系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

(二)系统初始化的内容

系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。

1.系统级初始化

系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。

系统级初始化内容主要包括：(1)创建账套并设置相关信息;(2)增加操作员并设置权限;(3)设置系统公用基础信息。

2.模块级初始化

模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。

模块级初始化内容主要包括：(1)设置系统控制参数;(2)设置基础信息;(3)录入初始数据。

二、日常处理

(一)日常处理的含义

日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。

(二)日常处理的特点

1.日常业务频繁发生，需要输入的`数据量大;

2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。

三、期末处理

(一)期末处理的含义

期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。

(二)期末处理的特点

1.有较为固定的处理流程;

2.业务可以由计算机自动完成。

四、数据管理

在会计软件应用的各个环节均应注意对数据的管理。

(一)数据备份

数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。

(二)数据还原

数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。

会计核算软件是专门用于会计核算工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序，从而替代人工，实现会计核算任务。会计核算系统是以务处理功能为核心，包括多种功能的有机组合体。大部分的会计核算软件将会计核算系统按功能划分为若干个相对独立的子系统，于系统每一部分的功能简单明了并相对独立，各子系统的会计信息相互传递与交流。形成完整的会计核算系统。会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，称之为会计核算软件的功能模块。会计核算软件的功能模块包括以下部分：（1）务处理模块。务处理模块主要是以会计凭证为原始数据，按会计科目，统计指标体系对记凭证所载的经济内容，进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出总分类、明细分类、日记及其他辅助簿、凭证和报表。务处理模块主要包括：①务初始(建)；②凭证处理(输入、审核、汇总)；③查询；④对；⑤结；⑧打印输出；⑦其他辅助功能。务初始是根据程序要求和内部管理需要自定义会计科目体系、记凭证格式、簿体系的过程。相当于手工状态下设立一套新的务核算体系，是用计算机建的过程。 凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、汇总、打印等内容。查询是设定查询条件标志，灵活迅速查询某会计期间的会计凭证及有关明细分类、总的有关内容。例如：寻找特定内容的会计凭证，查找会计科目的发生额或余额等。对功能一部分是由会计核算软件在设计时由程序自动检查核对，如总、明细、日记之间的核对；另一部分则提供给用户进行核对，如与银行对单核对，与往来核对，与其他辅助核对等，并能做出调节表等相关资料。结功能由程序完成，按国家会计制度规定，按会计科目分级进行计算、汇总，结出借贷发生额和余额，结束当期核算，开始下一个会计核算循环。结还包括会计信息跨年度结转，开始一个新的会计年度的特殊内容。 打印输出功能是打印记凭证、簿等会计信息资料，以便用户使用和归档保管。（2）报表处理模块。报表处理模块是按国家统一的会计制度规定，根据会计资料而编制会计报表，向公司管理者和政府部门提供财务报告。会计报表按其汇编范围可分为个别报表、汇总报表以及合并报表。报表处理模块包括：①报表定义；②报表计算；③报表汇总；④报表查询；⑤报表输出。报表定义是依据会计软件，建立一个新的报表体系所做的工作。主要包括：定义报表名称，描述空白表格的格式，定义报表项目填写内容的数据来源和报表项目及运算关系，确定表格项目审核校验及报表间项目的勾稽关系，检查公式以及汇总报表的汇总范围等步骤。经过报表定义之后，就可以按规定计算或汇总产生所需要的会计报表，通过审核校验确认后，可以打印、复制、查询，输出会计报表。（3）固定资产核算模块。固定资产核算模块主要是用于固定资产明细核算及管理。固定资产核算模块包括：①建立固定资产卡片；②建立固定资产账簿；③录入固定资产变动情况；④计提固定资产折旧；⑤汇总计算；⑥查询及打印输出；⑦编制转凭证。 此模块主要是根据财务制度的规定，建立固定资产卡片，确定固定资产计提折旧的系数、方法，录入固定资产增减变动情况，汇总计算固定资产原值、累计折旧及净值。按预先设计自动编制转分录，完成转的记录，打印输出固定资产明细和资料卡片，详细反映固定资产价值状况。（4）工资核算模块。工资核算模块以计提发放职工个人工资的原始数据为基础，计算职工工资，处理工资核算。工资核算模块包括：①设计工资项目及项目计算公式；②录入职工工资基础资料；③增减变动及修改；④计算汇总；⑤查询；⑥打印输出。工资核算模块，首先设计工资的项目及项目计算公式，按项目录入职工应发、扣减、实发金额，按使用者的要求计算配发不同面值的零、整钱数。该模块应具备自行定义工资的项目，选择分类方式，灵活修订工资项目，调整职工个人基础资料，定义工资计算公式(如代扣个人所得税计算公式)进行汇总计算。自动制作转凭证，填制分录，进行工资分配，计算工资福利费。（5）其他模块。其他模块主要包括：存货核算，成本核算系统，应收应付款核算、销售核算和财务分析等等。根据行业的特点，又有：零售业进销存核算系统、批发业进销存核算系统等。根据管理的需要，又有：劳资人事管理系统、国有资产管理系统等。