西瓜超人
在学习会计电算化的九大模块中，大家会感觉到采购管理模块的操作比较复杂，经常会碰到数据传输不了的情况，而且容易丢掉一些步骤。其实，我觉得关键是我们对采购处理的业务流程不熟悉，没有一个清晰的思路，当我们掌握了采购管理模块中经济业务的不同特点，紧紧抓住它们在操作中所涉及到的相关内容，那操作就会变得非常容易。关键词：会计电算化；采购管理；操作；思路我们在学习会计电算化的九大模块中，会感觉到采购管理模块的操作比较复杂，经常会碰到数据传输不了的情况，而且容易丢掉一些步骤，着实头疼，其实，我觉得关键是我们对采购处理的业务流程不熟悉，没有一个清晰的思路，下面我就会计电算化畅捷通T3中采购管理模块的操作思路谈谈：首先，必须明白采购管理模块中的经济业务情况。采购中会出现三种情况：第一种是采购发票与采购的货物同时到达单位；第二种是货物已经收到，发票还未收到，还不能确定货物的入库成本；第三种是发票已经收到，货物还未收到。其次，需要针对采购管理模块中经济业务的三种情况，分别理清电算化采购管理模块操作中所涉及的各个方面，形成正确的思路。一、采购发票与采购货物同时到达的操作思路采购发票与货物同时到达单位时，发票与货物须同时录入采购管理模块，货物的成本必须结算，货款必须支付，还需记账、填制凭证。由采购员进入采购管理的界面，会看见有采购订单、采购入库单、采购发票、付款结算、采购结算、供应商往来、月末结账七种图标，每个图标都有相应的操作内容。下面就相关操作思路进行说明：1.采购发票与采购（货物）入库单的录入如果所采购的货物已经录入了采购订单，采购订单经过审核以后，可由采购订单生成采购入库单和采购发票；也可由采购订单生成采购入库单，再由采购入库单生成采购发票；如果没有采购订单，采购入库单和采购发票可直接由键盘录入。录入完成以后还需审核。2.采购发票与采购（货物）入库单的审核（1）采购发票保存后需审核，使票上的货款确认为应付款，传送到核算管理系统中，可生成凭证。审核后的发票会出现“已审核”标志。（2）采购入库单需审核，由仓库管理人员对入库单与实际入库的货物进行核对，无误后进行审核，确认入库；由仓库管理员进入库存管理系统，单击“采购入库单审核”图标，进入采购入库单的审核，完成审核后“审核”按钮变成了“弃审”。发票与入库单审核完成后，还需进行运费的处理。3.运费发票的处理（1）运费发票的录入：由采购员进入采购管理的界面，双击“采购发票”图标，单击“增加”按钮旁的▼按钮，选择“运费发票”，录入相应内容。（2）运费发票的现付：可全部现付，也可部分现付。运费发票保存后，单击“现付”按钮，录入相应内容，保存后出现“已现付”标志。（3）运费发票的审核：单击“采购发票”窗口上的“复核”按钮，运费发票上没有出现“已审核”标志，这是因为已现付的发票不能再作为应付款传给核算模块了，但复核可把发票传递到核算管理系统中，以便查找。采购发票和费用发票、采购入库单已录入系统后，可通过结算，把采购费用摊入采购成本。4.采购结算采购员进入采购管理界面，单击“采购结算”图标，在“条件录入”对话框中录入各项结算条件，进入“入库单和发票选择”窗口进行选择，然后对费用“按金额”或“按数量”进行分摊，入库成本最后以结算金额为准，在“采购结算—结算单明细列表”功能中可查看到。结算完成以后还需付款。5.付款核销结算入库成本后，还需向供应商付清货款和税款。当单位开出转帐支票交给供应商时，可录入付款单并核销。由采购员在采购界面单击“付款结算”图标进行录入和核销。付款后，还需记账。6.核算记账把已录入的各种单据登记到存货、差异、差价等明细账中，在“核算管理系统”中做。由核算管理权限的操作员在“核算管理”主界面，单击“正常单据记账”图标，如发现有错，可取消记账，单击“核算—取消单据记账”。记账后，还需生成凭证。7.生成凭证也称“制单”，核算管理系统中的制单分购销单据制单、客户往来制单、供应商往来制单。购销单据制单用于对采购入库单、销售出库单及产成品、材料、其他出入库单的制单，客户往来制单用于收款单、销售发票（应收款）制单，供应商往来制单用于付款单、采购发票（应付款）的制单。如果是“结算单制单”，由制单员进入核算管理系统主界面，单击“购销单据制单”图标，在查询条件中选择采购入库单（报销记帐）；如果是“付款单制单”，由制单员进入核算管理系统主界面，单击“供应商往来制单”图标，在供应商制单查询中选择“核销制单”。在单货同到的采购业务中，始终围绕发票、入库单、付款、记账、填制凭证来做的，我们一定要有明确的思路，紧紧围绕这几个方面进行操作。二、采购货物已到，采购发票未到的操作思路票未到，必须先用一个暂估的成本入库，收到发票后，再录入发票做报帐结算处理。处理暂估采购业务有“月初回冲”、“单到回冲”、“单到补差”三种方法。1.暂估货物的入库成本（前一个月）先用暂估价录入采购入库单，由仓库管理员进行审核入库，然后核算记账，填制凭证传到总账系统。2.票到后，按实际价格录入采购发票（后一个月）票到后，按实际价格录入并审核采购发票，采购结算，暂估入库成本处理（票到以前的暂估入库成本换成实际的入库成本），生成凭证（生成红字回冲凭证、生成蓝字回冲凭证、生成应付款凭证），付款结算（预付冲应付）。采购货物已到，采购发票未到的操作思路是始终要围绕暂估入库成本和票到后的实际成本来进行操作。三、发票已经收到，货物还未收到的操作思路发票收到时，先做一张借记“在途物资”和“应交税费—应交增值税—进项税额”科目，贷记“应付账款”科目的凭证入账；收到货物时，经验收入库以后，再做一张借记“原材料”科目，贷记“在途物资”科目。1.收到发票时，在采购管理系统里用“采购发票”功能把发票数据录入系统，并且到核算管理系统完成发票制单。2.货物运抵企业后，在采购管理系统里录入采购入库单，找出原来录入的发票和采购入库单进行采购结算，在库存管理系统中对采购入库单进行审核，到核算管理系统中执行“正常单据记账”，最后完成入库单制单。发票已经收到，货物还未收到的业务是在途采购业务，它的操作思路是票到先进行发票的处理，货到后再进行采购入库单的相关处理等。当我们掌握了采购管理模块中经济业务的不同特点，紧紧抓住它们在操作中所涉及到的相关内容，明确思路，那操作就会变得非常容易，会计工作也将大大提高工作效率，更好地为社会经济发展服务
往事十一年
采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。采购订单管理采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。采购、外协工作在企业运营中地位十分重要，它的影响往往最直接、最明显地反映到成本、质量上，对于工程公司、商贸公司等企业由于采购、外协的比重大，采购管理的意义就更加重大了。然而，根据对几家不同类型、不同性质的企业的调研和管理咨询，目前不少企业的采购都存在管理的误区，有些几乎已成通病。采购只要保证“货比三家”就行了很多企业的管理者认为管采购只要保证“货比三家”就行了，通常都要求负责采购的工作人员申报采购方案时都要提供至少3家报价，管理者审批就看有没有3家的比价，再选一个价格合适的（绝大多数时候是选价格最低的那一个）。这个办法很简单，在采购管理上，把这种采购方式叫作“询价采购”或“选购”。但这样的管理方法有没有问题呢？有。而且问题还不少。其实，很多管理者都可能会发现“货比三家”的方法经常失灵：这3家是怎样选出来的？中间的代理商算不算数？同样类别的采购这次审批的3家和上次的3家是不是同样3家？会不会有申报者通过操纵报价信息影响审批者决策的可能？为了防备这种可能，我们往往又要求采购工程师只提供客观的报价而不能有任何主观评价，结果上边的问题依然存在，又屏蔽了可能有用的决策支持信息，还免除了申报者的责任
半世琉璃只为蓝颜
在会计电算化中采购管理系统最主要的工作就是在采购管 理系统中处理采购的发票和入库单据，通过采购的发票对存货 的成本进行确认。采购管理系统还可以跟“应付款管理系统”进 行合理的集成，这样就能够更好地掌握各种采购的付款情况；跟 “库存管理系统”进行合理的集成，就能够把各种存货的数量信 息进行很好的把握，能够避免盲目的采购，防止不必要的库存积 压；跟“存货核算系统”进行合理的集成，就能够为财务部门提供 及时的存货采购成本信息。2 采购管理系统的业务流程采购管理系统向库存管理系统传递采购入库单，追踪存货 的入库情况，抉择存货的畅滞信息，减少盲目采购，避免库存积 压；向应付款管理系统传递采购发票，形成企业的应付账款；应 付款管理系统为采购管理系统提供采购发票的核销情况。 3 采购管理初始设置3.1 系统业务参数设置第一次进入采购管理系统时，应进行采购管理系统的参数 设置，系统参数的设置将决定企业使用系统的业务模式、业务流 程、数据流向，企业应结合实际业务需要进行设置。系统业务参 数设置主要包括：业务及权限控制和公共及参照控制。3.2 基础信息设置购销存各系统的基础信息大致相同，既可以统一设置，也可 以在各系统中设置，只要在任何一处设置后，各系统可以共享， 不必重复设置。另外，有些基础信息可能在前面财务各系统中已 经设置过了，这些基础信息在购销存管理系统中也可以直接使 用，无须再重复设置。采购管理系统的基础信息基本上可以分为三类：分类信息、 基础档案和其他信息。其中有编码级长要求的，其编码级次及长 度应符合所设置的编码级次方案，如地区分类、供应商分类、部 门档案等。3.3 期初数据录入为保持业务的连续性，在启用采购管理系统时，应该将手工 方式下与尚未结算的采购业务相关的入库单和发票录入到系统 中，以便日后进行采购结算。采购管理系统的期初数据包括期初暂估入库和期初在途存 货资料。期初暂估入库是将启用采购管理系统前未取得供货单 位采购发票、不能进行采购结算的入库单输入系统，以便日后取 得发票后进行采购结算。期初记账是将采购管理系统期初数据记入有关采购账，并 将系统从初始化状态切换到日常处理状态。期初记账后，期初数 据不能增加、修改。采购管理系统期初数据必须执行记账功能。 4 采购管理日常业务处理4.1 普通采购业务（1）单货同行采购业务。单货同行采购业务是指企业已收到 发票、账单等结算凭证且存货已运到并验收入库的采购业务。此 时可以进行采购结算，确认采购成本。①填制采购订单。当与供货单位签订采购协议时，可将采购协议以订单形式录入系统，即在采购管理系统中填制采购订单， 并由采购主管审核签字。②填制采购到货单。填制采购到货单是采购订货和采购入 库的中间环节，一般由采购业务员根据供货方通知或送货单填 写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库单的形式传递 到库存管理系统。③填制采购发票。从供货单位取得采购增值税专用发票、普 通发票和运费发票时，在采购管理系统中填制采购发票。采购发 票是必有单据。（2）在途存货采购业务。在途存货采购业务是指已收到采购 发票但货物尚未验收入库的采购业务。对于该类业务在计算机 方式下有两种处理方式：一种是压单处理即收到的发票暂不录 入系统，待货物验收入库后再录入到系统中与采购入库单进行 采购结算；另一种是收到发票后便录入到系统中去，这样可以实 现实时统计在途货物情况，当货物验收入库后再进行采购结算。（3）暂估入库采购业务。暂估入库采购业务是指本月存货已 运至企业并验收入库，但尚未收到采购发票，因而不能确定存货 的入库成本。为了核算存货的入库成本，在手工方式下，一般是 在月末将这些存货暂估入账，到下月初再用红字冲回。在计算机 方式下，暂估可以在月末进行，也可以在录入入库单后马上暂 估。而暂估的处理有三种方式：月初冲回、单到回冲、单到补差。4.2 采购退货业务采购退货业务是指因为货物质量等原因，企业会发生采购 退货。如果刚收到货物还未办理入库手续，只要把货物退回供应 商，在系统内不进行任何处理；如果在采购管理系统中已办理手 续但还未完全处理完毕，可通过一系列逆操作和删除操作完成 退货处理；如果在采购管理系统中已处理完毕，应通过录入退货 单和红字发票来处理。
