会计报销的难点

一、员工费用报销规定有哪些？1、任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。2、报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证（发票之单位名称必须是正确无误（合富生化合益信息合康生物）），由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。3、报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。4、对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。5、签名的规定：① 所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。② 所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。6、 财务复核结果视情况做下列处置：① 退回报销单（注明退回原因）。② 剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款（附剔除原因）。③ 要求报销人员补充说明或补必要单证。④ 交出纳付（汇）款。7、每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。8、每周汇员工报销款后，差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。9、 在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。二、差旅费的报销手续具体流程1、提供合法的票据。索取住宿票据时，应要求对方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称（姓名）、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。2、填报“工作人员出差‘五定’审批单”。内容包括：姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批。3、参加会议的，要求加附领导签批的会议通知单。4、填写差旅报销单。填写内容包括：姓名、出差日期、出差天数、出差事由、起止地点、起止日期、车船费、住宿费及其他即可。5、提交统计部门审核，审核无误，再提交财务复核核，经办人再将审核无误的“差旅报销单”报经公司领导签批。6、公司出差人员补助实行包干制的，必须提供住宿发票、餐饮发票，否则计入个人工资薪金所得。7、所附单据要求有经办人、核算部门、财务部门审核签字、负责人签字。8、提交财务报账。三、住宿费的报销手续具体流程1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。四、伙食补助费的报销手续具体流程1、中午12时前离开本市按全天补助;2、中午12时后离开本市按半天补助;3、中午12时前抵达本市按半天补助;4、中午12时后返抵本市按全天补助。五、交通费的报销手续具体流程1、旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时)而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消(乘坐出租车办事需经主管领导同意)。3、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：(1)出差目的地偏远，没有公共交通工具的;(2) 携有巨款或重要文件须确保安全的;(3) 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的;(4)陪同重要客人外出的;(5) 执行特殊业务或夜间办事不方便的以上情况须请示部门主管同意后方可报销。4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。六、通讯费的报销手续具体流程除外出学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助10元通讯费，特殊情况需经主管领导批准。七、其它费用的报销手续具体流程1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。2、出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。3、驾驶员外出按15元百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。4、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。5、去往集团办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。6、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。7、外出学习、驻厂人员，伙食补助每天16元，期间不享受市内交通费、住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。八、非定额备用金制度下报销备用金的会计处理非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。报销时财务部门编制转帐凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金;对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。

会计信息化下事业单位网上报销的问题及对策论文

摘要： 随着互联网+及人工智能的迅速普及，事业单位财务报销模式由传统的手工模式向网上报销模式转变。本文以某事业单位网上报销中存在的问题进行探讨，针对该事业单位经济业务日益繁多、各项经费逐渐增加、报销业务量与日俱增，对该事业单位传统报销存在的不足进行分析，对该事业单位实施网上报销的可行性进行研究，为推动该事业单位财务管理现代化，提升财务管理水平奠定基础。

关键词： 会计信息化 事业单位 网上报销 问题对策

近年来随着我国事业单位规模的扩大，经费来源呈现出多元化趋势。事业单位传统的财务报销模式中的报销手续复杂、报账时间的分布缺乏均衡性、广大工作人员等候时间较长、业务审批效率低下，从而造成了巨大的财务审核压力，并且预算审批效果较差，这些问题的存在已经无法适应现代财务管理提出的新要求。S事业单位财务工作量大、报账经费项目繁多，已经基本实现了财务传统报销模式的转化，虽然已经摆脱了手工记账中存在的各种弊端，但是随着该事业单位报销业务量的不断激增，再加之报账时间较为集中、财务审核压力巨大、信息化程度低等问题逐渐凸显出来。针对这些问题，需要在该事业单位中构建以电子化、信息化为基本手段，实现业务办理程序的简单化，并进一步规范单据的填报、财务制单的自动化、付款方式电子化为主要目标的新型财务报销管理系统。

1 我国会计信息系统的发展历程与趋势

1.1我国会计信息系统的发展历程

我国在财务管理中使用计算机开始于20世纪70年代末，主要是由长春第一汽车制造厂首先利用计算机辅助进行会计核算。在大数据时代，面对日益激烈的市场竞争环境，现代企业要想在市场竞争中获得一席之地，就必须对各种财务信息进行有效整合、对财务数据进行准确分析，便以此为契机来应对变化莫测的市场竞争，从而帮助企业做出正确的战略决策。这一目标的实现需要企业结合自身实际业务，构建一套以计算机网络环境为基础，集合了计划管理、人事管理、财务管理等于一体的集成性、综合性系统，从而为企业的正确决策提供科学的数据依据。面对这一大环境，企业计算机会计信息系统的建设应向着综合管理模式的方向发展。

1.2会计信息系统发展的趋势

在如今这个经济全球化发展、信息化与网络化不断更新的年代，信息技术与网络技术在企业管理中的应用越来越广泛，由于传统的财务管理模式存在较大的局限性，已经无法满足当前社会发展的要求，财务管理的信息化发展趋势更加明朗。会计信息系统的发展将会呈现出如下几种趋势：实现会计信息系统与其他系统的关联性，实现财务管理系统与其他系统的一体化和协同性，会计信息系统功能模块逐渐增加并趋于完善。

2 计算机网络技术——会计信息系统的技术支撑

2.1计算机网络技术的基本内涵

所谓计算机网络技术主要是指将分布于不同地理位置的计算机，充分利用各种通信设备进行连接，互联成一个具有强大功能的计算机系统，不同的计算机之间彼此遵循相应的协议，从而实现了信息的有效传递，硬件、软件、数据信息等相关资源的共享和整合利用。

2.2计算机网络技术的主要功能

计算机网络技术具有强大的功能，主要表现在：实现了数据间的相互通信功能，实现了资源共享功能，实现了用户间的信息交换功能。

2.3计算机网络技术在财务管理中的应用

在信息化不断发展的时代，网络技术和信息技术在各行各业中的应用为各行各业的发展提供了便利。构建符合事业单位发展的财务报销网络管理系统，能够有效解决在传统财务报销模式中存在的问题，并且能够进一步优化报账流程，使财务信息网络保持通畅，实现财务数据的集中化、标准化、流程化处理。从而为财务管理与决策提供巨大的支撑。

3 事业单位报销管理系统中存在的问题分析——以S事业单位为例

3.1 S事业单位基本情况介绍

S事业单位属于社会科学研究单位，创建于1958年，是新中国最早建立的社会科学院，上海唯一的综合性人文和社会科学研究机构，是全国最大的地方社会科学院之一。在职工作人员约760人，其中50%以上拥有博士学位，正高133人，副高194人。S社会科学院是首批国务院学位委员会批准的学位授予单位。目前拥有8个博士学位授权点、62个硕士学位授权点、2个博士后科研流动站，面向全球招收国外留学生。在读研究生650余人。

3.2 S事业单位报销管理信息系统中存在的问题

3.2.1信息化程度较低

S单位非常重视信息化建设与发展的步伐，但是各部门彼此之间信息系统构建缺乏兼容性，从而在单位内部形成一座座信息孤岛，特别是财务预算系统与科研管理系统、人事管理系统之间缺乏无缝链接，缺乏有效的对接端口，各个部门管理未能在同一系统中有效衔接，经费管理条块分割，渠道不畅，从而对报销效率的提升产生了制约作用，监督也无法落实。无法做到财务信息的快速查询、有效共享、财务人员大量的工作时间花在数据整理输入当中，会计信息的质量和数据的准确率堪忧。

3.2.2对预算控制的效果较差

S单位采取的预防管理是由各部门手工进行预算编制、然后再由财务部门进行审批、计算机控制等相融合的管理模式，其中耗时最大的是手工编制环节和人工审批环节。在该单位预算报送期间，很多部门为了能够及时报送预算数据出现了预算编制随意、预算定额缺乏合理性与科学性、预算编制不合理不科学的问题。在实行网上报销系统后，各职能部门的负责人、各项经费的管理者与决策者能够实现对项目经费使用情况的实时、动态掌控，通过集团财务系统了解相关信息，并对信息进行统计分类。从表面上看，S单位已经实现了动态预算控制，但是在实际中的应用并不尽如人意。如，预算执行效果差，项目的管理者只能通过项目经费本动态预算控制参与预算的执行，但是并未真正参与到预算的编制过程中，预算编制仍使用的是传统的手工方式，当出现预算不合理需要进行调整时，作为项目的管理者需要往返于科研部门、财务部门进行申请；S单位有大量的专项经费、科研经费，要想真正实现预算的全面控制，工作量巨大。

3.2.3业务签批的效率较低

通过调查发现，S单位中的广大职工对报销业务的审批流程并不满意，如审批所占用的时间较长、各级领导签字繁多，这已经成为影响报销的主要问题。在传统的报销模式中，职工必须手持报销单据到本部门负责人处签字审批，然后再根据报销经费的用途到各责任处室负责人处进行审批签字。但是签字的过程并非一帆风顺，需要报销人员靠运气，而遇到负责领导外出或开会时与之相关的报销业务只能向后拖延，有时甚至会出现严重超出报销时限的问题，还可能出现报销单据丢失的问题。

3.2.4财务审核的压力较大效率低下

作为S单位的财务人员应该对报销的各项凭证单据逐一进行审核，主要审核事项和科研项目是否存在一定的关联性、合理性，是否符合预算，审核发票、合同及相关材料是一致性是否缺少单据、漏查。审核是否超过标准，比如出国经费是否符合《因公临时出国经费管理办法》经费标准。由于科研经费发票量过大，项目过多，而有些报销人员影响着会计审核人员的职场前途，若是经常拒绝，人际关系会难处，造成财务人员审核走过场情况时常出现。

3.2.5支付方式存在问题

对于S单位报销资金支付环节，出于对单位财务的安全和操作复杂程度考虑及上海财政要求，先是通过上海市市级财政专项资金统一管理平台审批然后再通过银行的对公窗口进行批量办理。该单位的会计工作人员只负责统计数据金额，而资金流转工作由该单位的出纳人员完成，每月定期将汇总的报销款项及金额通过银行打入到该单位员工的工资卡和公务卡中。由于卡号众多，卡号的准确性难保证，无法支付，退票现象频出。随着网络资金支付技术的逐渐成熟，微信支付、支付宝等较为便捷的小额现金流转支付方式，大大减轻了财务人员工作量，而网上银行的实施则节约了在银行排队及路途中花费的时间耗费。

3.2.6查询系统缺乏时效性、功能性

S单位现在使用集团财务软件系统，只有财务人员完成当月凭证的记账之后才能查询项目经费进度，而项目负责人希望实时的了解项目经费到账、使用和结余情况，信息严重滞后。实行网上报销系统的主要目的是要突破时间和空间的限制，尽量避免线下操作，但是在实际应用过程中，该单位网上查询系统却缺乏功能性和时效性。无法实现经费使用全过程监督，无预算和超预算现象频出。

4 会计信息化背景下优化事业单位网上报销的.策略

4.1实现报销流程的再造

针对该事业单位报销流程繁琐低效的问题，实现报销流程的再造势在必行。所谓流程再造，主要是指将现有流程中存在的缺陷彻底消除，尽量减少非增值过程、对繁琐过程进行分化、对关键流程进行改善，并在现代信息技术和网络技术的支撑下实现对报销流程的重组优化设计，并以此为基础开发网上报销系统。让那些消耗时间的业务流程在财务系统以外的场所完成并行，从而突破时间与空间的界限，减少报销业务在财务部门的时间消耗，在该单位财务人员编制不增加的情况下解决报销难题。

4.2实现审批流程的数字化

S单位报销人员在进行报销时，应先在网上报销系统中提交表单，然后进入报销流程，直到收到报销款项期间不做任何操作，而只是在空闲时将报销的相关单据送到财务部门即可。把现代信息技术手段的支撑下财务部门核对工作工作量大大减轻，彻底解放了财务人员劳动力。各种合法的报销单据通过网上报销系统，依次流转给不同的领导进行签字审批，领导使用的安全签名技术避免了被模仿的隐患，从而保证了签批的唯一性和安全性。

4.3实现与预算管理系统的集成

当报销人员提交报销单据时，系统会对其报销经费预算的合法性进行检查，对于超出预算的报销单据不能进行提交，这就要求报销人员不得不重新审视预算的控制问题。系统与预算管理系统的集成，许多报销人员不需要登录单位的预算系统就能在脑海中形成预算的概念，从而实现了对预算的事前控制。全程规范预算的可执行性、严肃性、合理性。对于需要调整或不合理的预算可以通过审批程序进行调整。可见，网上报销系统的实施实现了对经费预算的全过程、实时、动态化监管，对各项预算进度进行了合理而科学的控制，为该单位实行全面预算管理的精细化奠定了基础。

4.4简化审批手续

为了有效避免一项报销业务涉及多件审批材料的问题，网上报销系统必须尽可能将各类审批报表进行细化、整合与完善，并将其并入到系统中。如，差旅费的报销业务中可以将国内公务出差审批单整合到网上报销系统中，出差人在出差前进行网上填写，经审批合格后系统可以选择调用该出差审批单，并作为报销的附件进行打印。

4.5预先设定相应的标准与公式

上海市财政局颁布过差旅费、会议费、培训费、出国经费等费用的支出标准，这就要求S事业单位必须事先在网上报销系统中设定统一的归口和标准，设定统一的计算公式，尽量避免出现返工的现象。如，在会议费用报销的预算部分中，可以设定各级会议的各项费用标准，当职工发起会议费用报销申请时，只需填写参加会议人数、会议的级别、开会的天数，就可以由计算机自动计算出相关的餐饮费、会议室租用费、会议住宿费等费用上限，超出上限就无法提交报销单据。

4.6实现无现金支付系统的完善

S事业单位在实施网上报销系统时必须依托上海市市级财政专项资金统一管理平台，通过系统的无缝对接，彻底打通财政平台、银行与单位的支付通道，通过国库直接支付和公务卡等新型结算系统的使用彻底改造传统的、低效的资金支付流程和手续，在保证资金安全的同时最大限度地提升资金使用效率。财务人员无需每日盘点现金库存，大额现金报销也无需预约，实现少见人，不见钱的财务环境。减少了报销人携带和管理现金的风险。

4.7实现凭证自动生成记账功能

由于网上填报报销单据的时候，已经将事由、科目、项目等凭证要素填报完毕，故只要复核没问题，一旦报销程序完毕，报销数据就可直接通过互联网为平台和记账财务软件对接，按照事先设置好的软件程序，直接生成记账凭证，做到了不同软件间的数据传输、避免了手工录入记账的人为失误，防止错制、重制和漏制凭证，大大提高了财务工作的效率。

4.8加强对财务报账相关知识的宣传及培训

新系统新技术的使用对事业单位职工计算机应用能力提出了更高的要求，由于在我国大部分事业单位中员工年龄结构层次不同，对计算机的熟练操作掌握不同，对新系统的适应能力也存在欠缺，因此，为了确保网上报销系统的应用，必须在事业单位中加大宣传力度，对员工进行培训，使员工能够尽快掌握网上报销系统的常用功能，尽量避免错误操作的发生，有效降低由于不正确使用系统而导致的差异。

4.9实现对预约报销的优先处理

经费经办人员原本需在财务部门排队进行经费处理过程，如遇问题，还得往返数次，耗费人力、物力并导致报销周期较长。实施网上报销系统后，事业单位的报销人员应该在报销时先进行网上预约，单位的财务人员可以通过系统查询获得某一时间段报销的预约量，如果报销比较繁忙可以增加工作人员，而当报销预约数超过系统规定的上限时系统会对报销人员做出报销预约时间推迟的提示。预约报销的优先处理实现了办公资源的有效整合，合理分配了业务工作量，最大限度的提高了办公效率。

综上所述，现代信息技术和网络技术的广泛应用使得传统业务系统面临新的环境，这就要求我们必须使用全新的思路和技术手段，不断进行创新与改变。事业单位网上报销系统的实施大幅提升了事业单位财务管理大幅提升了事业单位财务管理，财务部门主要精力转向更有价值、与业务紧密结合的财务管理。

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尤其在报销环节中，极容易造成对会计部门的严重影响。一般经常报销管理费的，都是公司中高层管理人员，低级管理人员想报销也不可能，而这部分人对公司有一定的影响力和支配力，在公司中处理好这些人的关系有利于你在公司的地位。但是会计的责任就存在对已知的发票进行审核的义务，所以会发生报销时将票打回的局面，可是由于人的素质的差异，有些人不理解，也有部分会计人员违反职业操守人为制定障碍，所以，经常导致与报销人员发生龌龊，严重影响了会计形象和本人在公司中的地位。本文写于这种情况，给为报销发愁的会计们提出一点点建议，希望能够对你们有一点点帮助，小刀就心满意足了。报销，是企业必然会发生的一种，不可能避免。报销和债务支付的不同，就是报销针对内部职工，债务支付针对外部供应商。一个企业在正常运转，必然导致这两项业务的发生，所以处理好这两项业务也是会计人员的一项工作职责。小刀主要谈的是报销，如果你伙同他人侵吞公司财产，必然不会出现这种情况，请你退出本文，如果你的真想按照会计制度来执行，也有为公司服务，但是惧怕复杂的人际关系拖垮你在这个公司的地位，请仔细阅读，多少有点帮助。这种人如果你说不合格，多半你会有很悲惨的结局。小刀认为，你可以将票压下，并摆出困难，说：“这张票***有问题，你看，这样吧，先放我这，我给你想想办法。”那人多半挺高兴的离开，最少也不会对你也看法，然后，你询问会计经理，将皮球踢到他那里，他自然有解决的方式，如果是简单的问题，你自己也可以解决，如果实在有困难，过几天你找他谈谈这张发票，说明自己的难处和发票的问题，并且说明请示过****，并且说明怎样解决最好。”这样，他不仅不认为你在难为他，也会虚心的接受你的意见，并且对你比较有好感。一般来说不要拧着老板的意思，太可怕了，追求真理是要讲究分寸的，和老板顶撞不可能能达到你的意图，只会使得更感到被动。小刀推荐，老板的要求一定完成。如果你不想完成，可以采用下面方法。哈，首先同意，押几天票，不困难吧，然后向经理汇报，在经理支持下，找到领导（老板）说明原因，注意策略，向老板提供一个你认为能够接受，并且和老板提议差不多的意见，大多数老板都会采纳，一定要强调你的作法和老板的作法是一致的，老板是英明的。记住拍老板马屁要说英明，而不能说聪明。就像小刀说“版主青魔手英明的推荐了这篇文章”，如果小刀说“版主青魔手聪明的推荐了这篇文章”，大家看到了吗，意思变了，难道小刀比青魔手还聪明吗？不可能。报销是一种权力的体现，作为会计人员首先要确立自己的理念，会计部门是服务部门，要有服务意识，不要向大爷似的认为别人都是在求你，对外面的人摆出姿态可以获得尊重，但是对自己的职工摆出姿态只能使你感觉到被孤立。上班的时候多到其他联系部门转转，如果是生产、商业型企业可以去车间和柜台，理由就是监控成本，哈，多么冠冕堂皇，这样可以让职工多看见你，减少对立面，减少会计高高在上的想法，也能换取公司领导（老板）对你的重新认识。