证券从业人员档案管理

中诚信证券评估有限公司证券评级业务档案管理制度 1.总则为加强公司证券评级业务档案的科学管理，统一业务档案管理工作制度，结合工作实际，制定本办法，请公司各部门共同遵照执行。证券评级业务档案是公司从事证券评级业务活动的真实记录，是重要的原始专业档案，具有重要的参考利用价值，公司应当配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员的职责是： 1) 收集、整理、保管和统计公司的业务档案和有关资料，确保档案的完整和安全； 2) 积极开展业务档案的利用工作，为开展业务提供服务； 3) 指导、督促、检查业务人员对业务文书材料的立卷归档； 4) 完成领导交办的有关档案工作的其他任务，并定期汇报档案工作情况。 2.证券评级业务档案的内容及管理证券评级业务档案包括但不限于： 1) 受托开展证券评级业务的委托书及项目立项资料； 2) 出具评级报告所依据的原始资料； 3) 工作底稿及评级过程中与发债主体、担保机构及其他中介机构之间形成的与评级有关的电话通话记录、会议记录、备忘录、邮件、传真和分析师对某一项目或分析的调查记录等资料； 4) 初评报告； 5) 信用评级报告（包括二级审核意见及底稿，正式评级报告）； 6) 信用评级委员会表决意见及会议记录； 7) 评级结果发布资料； 8) 跟踪评级资料； 9) 跟踪评级报告； 10) 合规文件。 证券评级业务档案归档时间要求： 1) 项目立项后即可建档；2) 各流程完成后相关人员及部门及时将该部负责的流转单及文件进行归档； 3) 出具正式报告后二周内完成项目的正式归档工作。证券评级业务档案保管形式： 1) 档案管理人员需对每个证券评级项目单独建档，并制作档案目录； 2) 档案管理人员根据项目资料情况可采用文件夹或文件盒的形式保存相关档案资料； 3) 档案的编号原则上以出具正式报告的时间为序进行编号，档案编号应与登记通知书编号保持一致； 4) 档案编号应在档案夹或档案盒的脊背处明显标注，应年度、编号、数量、债券简称。如一个项目的档案超过一夹或一盒，应标明总夹（盒）数，及该夹（盒）数，即一个项目档案共4夹（盒），分别标为4-1，4-2，4-3，4-4； 5) 跟踪评级资料仍沿用原项目档案编号，注明跟踪评级时间即可。 归档要求： 1) 归档文件纸张统一为标准A4纸，可正反双面打印； 2) 档案交接要填写档案交接清单,并经交送人及接收人签字确认； 3) 接收业务人员的档案资料时，档案管理人员应检查、核对档案交接清单,并严格按文件归档要求对归档文件进行认真核查。主要包括两部分： A. 发债主体及担保主体提供的原始材料必须按照资料清单内容，经相关机构在封面及骑缝处加盖公章。 B. 公司内部流转表单、工作底稿及相关文件应严格按公司相关制度执行，经有关部门及人员签字确认。 4) 对不按期进行资料归档或不符合归档要求的，应给相关人员及部门出具书面意见，并限期改正。 3. 档案的借调与查阅业务人员借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。原项目参与人因工作需要，履行借阅手续，可以调阅原参与项目已归档的档案。但有明文规定须经领导批准的除外。非项目参与人员因工作需要借阅项目业务档案的，应出示经公司评级副总监以上领导批示的正式调档函，并应履行借阅登记手续。业务人员借出的业务档案不得转借给其他单位和个人使用。凡涉及国家机密或公司商业秘密的业务档案，以及项目委托人要求保密的档案，一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，需报公司副总裁以上领导批准。凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容，但密级档案不在此列。对查阅或借出的业务档案，要及时催还。还回时如发现文件材料被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向公司领导汇报并及时追查。档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和委托人商业秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。 4. 档案的保管期限信用评级业务档案应当保存到评级合同期满后5年，或者评级对象存续期满后5年，业务档案的保存期限不少于10年。 5. 档案的鉴定和销毁对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由评级总监、项目负责人和档案管理人员组成鉴定小组共同进行。经鉴定，对仍有保存价值的档案，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报公司总裁办公会，经书面批准后予以销毁。为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。销毁档案清册和鉴定报告、审批意见由档案管理人员永久保存； 6. 档案的统计和移交公司档案管理人员应对档案的收缴、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定定期向公司总裁办公会报送档案管理工作基本情况统计表。档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。 7. 档案的保护和防护存放业务档案的房屋，应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。档案库房要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。随卷归档的音像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。 8. 附则本制度的修改权、解释权属于公司总裁办公会。 本制度自颁布之日起施行。

档案管理制度　　一、档案人员岗位责任制　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。　　9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。　　10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。　　11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。　　二、档案保管制度　　1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。　　2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。　　3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。　　4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。　　5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。　　6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。　　7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。　　8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。　　三、档案复制制度　　1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。　　2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。　　3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。　　4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。　　四、档案查借阅制度　　1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。　　2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。　　3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。　　4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。　　5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。　　6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。　　五、档案库房管理制度　　为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。　　1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。　　2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。　　3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。　　4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。　　5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。　　六、档案立卷归档制度　　1、归档范围　　凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。　　2、归档时间　　（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。　　（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。　　（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。　　3、归档要求　　（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。　　（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。　　（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。　　（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。　　（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。　　4、归档手续　　移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。　　七、“三纳入”、“四参加”制度　　1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。　　2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。　　3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。　　4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。　　5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。　　档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。　　八、档案史料编研制度　　1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。　　2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。　　3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。　　4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。　　九、文书材料归档制度　　1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。　　（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。　　（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。　　（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。　　（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。　　2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。　　3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。　　4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。　　5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。　　6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。　　7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。　　8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：　　装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；　　不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。　　9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。　　（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；　　（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；　　（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；　　（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；　　（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；　　（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；　　（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。　　10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。　　12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。　　13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。　　14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。　　十、档案移交制度　　1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。　　2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。　　3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。　　4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。　　十一、会计档案管理制度　　为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。　　1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。　　2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。　　3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。　　4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。　　5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。　　十二、声像档案管理制度　　为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。　　1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。　　2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。　　3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。　　4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。　　5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。　　6、严格做好声像档案的保密工作。　　十三、实物档案管理制度　　为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。　　1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。　　2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。　　3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。　　4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。　　5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。　　6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。　　7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。　　十四、档案保密制度　　1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。　　2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。　　3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。　　4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。　　5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。　　6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。　　7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。　　8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。　　9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。　　10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。　　十五、档案鉴定销毁制度　　1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。　　2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。　　3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。　　4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。　　5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。　　6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。　　7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。　　8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。　　十六、档案利用制度　　1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。　　2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。　　3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。　　4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。　　5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。　　6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。　　7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。　　8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。　　9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。　　10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。　　11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。　　十七、档案统计制度　　1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。　　2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。　　3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。　　4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。　　5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。　　6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。　　7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

第一条、 总则　　本制度的档案指项目部日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括国家政府部门重要文件、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案。项目部对档案实行集中管理。　　第二条：档案分类　　文书类档案、政府部门各类文件、公司对外对内各类正式发文、法律公文、项目文件、工程技术类、开发档案、预算合同档案、工程档案、财务类档案、合同类档案、各类上岗证照。 　　第三条：归档工作流程　　1、档案工作分为八个环节：收集、整理、签定、保管、编目、检索、统计、利用。各部门以工程项目为单位，按档案分类要求在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至项目部档案室归档。　　2、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审核后及时交送项目部综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室，如部门确需要留存原件，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。　　第四条：归档要求　　一、 归档文件必须完整齐全。　　二、 归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写，热敏纸类的传真件、复印件不能归档。　　三、 音像档案要求：磁带、录像带、光盘要原版，计算机软盘、光盘要可运行，照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括原件、时间、人物、背景、摄影者五要素，装入照片档案盒。　　四、 档案号以一案一号为原则，遇有档案件叙述数事或一案归入多类者应先确定其主要类别，再编列档案号。　　五、 档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角，左方装订者则填写于右上角。　　六、 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。　　七、 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。　　第五条：文件整理　　一、 文件点收　　文件结案移送归档时，根据如下原则点收：　　1、 检查文件的文本及附件是否完整，如有欠缺，应立即追查归入。　　2、 文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。　　3、 文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。　　4、 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退经办部门。　　5、 有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。　　二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

权威消息：国家档案局发布档案管理九项规范 近日，国家档案局发布《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》等9项行业标准，涉及政务服务事项电子文件归档、档案馆应急管理等方面。这9项行业标准提出了哪些工作规范，适用于哪些业务？ 会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来，就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年，会博通一直潜心研发综合知识管理系统，打造组织知识生态链，已经成为经国家认证双软企业，国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。为了更好的服务国家档案管理细则，研发符合国家的档案管理系统，会博通综合档案管理系统产品经理带大家了解一下最新的国家档案局发布的九项行业标准！77—2019《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》 本标准规定了纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作的组织、实施和管理要求，确定了开展OCR工作的总体原则、具体流程、性能要求和指标评价等内容，尤其是对归档章、文件处理单、公章等具有档案特征的内容提出了识别要求。标准适用于字迹清晰、文本规范的纸质档案数字复制件的光学字符识别（OCR）工作。78—2019《录音录像档案管理规范》 本标准为传统载体录音录像、传统载体录音录像数字复制件、数字录音录像3 种不同形式录音录像档案提供统一的管理规范，解决录音录像收集范围和收集质量、著录和整理问题。标准规定 了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著 录、归档与录音录像档案管理要求，适用于各级机关、团体、企 事业单位和其他社会组织形成的录音录像档案的管理。79—2019《证券业务档案管理规范》 为加强证券业务档案工作规范化，确保证券业务档案的安全管理和有效利用，制定本标准。标准规定了证券业务档案工作总则、管理体制、管理岗位职责，以及在办理证券业务活动中产生的且具有保存价值的业务文件的整理、归档，证券业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求和方法，以及业务电子文件归档与电子档案管理，并编制了具有参考性的《证券业务文件材料归档范围和档案保管期限表》，适用于证券公司证券业务档案的管理与利用。80—2019《政府网站网页归档指南》 本标准规定了政府网站网页归档的总则，网页的归档范围和网页档案的保管期限，网页归档的收集、整理、移交接收和网页归档功能模块建设的一般方法，适用于各级人民政府及其部门、派出机构和承担公共服务职能的事业单位在互联网上开办的政 府网站的网页归档，其他单位的网页归档工作可参照执行。81—2019《档案库房空气质量检测技术规范》 本标准旨在提高档案库房管理水平，完善库房空气质量检测制度，促进档案部门了解和评价档案库房空气质量状况。本标准给出了档案库房空气质量检测的方法，适用于我国各级各类档案馆的档案库房，包括在用档案库房以及新建档案库房。82—2019《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》 标准旨在规范和统一采用文档型数据库存储档案数据的方法，解决非结构化档案数据的存储和管理问题，并为今后档案数据的利用打下基础。标准规定了使用文档型数据库存储档案数据的总体要求，提出了使用文档型数据库存储和管理档案数据的基本功能和实施方法，适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位对档案数据的存储。83—2019《档案数据存储用LTO 磁带应用规范》 标准规定了档案数据存储用LTO磁带的技术要求、选择、条形码标签、使用、保管、运输以及磁带的复制、更新和转换等要求，适用于各级档案部门及有关单位档案数据存储用LTO 磁带的应用和管理。84—2019《档案馆应急管理规范》 本标准制定的主要目的是加强档案安全保管及风险管理，增强对档案安全风险的预见性，在日常工作中及时发现和排除潜在风险，从而做好档案保管和保护工作。标准规定了档案馆应急管理原则、组织机构及职责任务、运行机制、管理保障及监督管理等内容，适用于全国各级各类档案馆应对突发事件的管理工作。85—2019《政务服务事项电子文件归档规范》 标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法，包括归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式等，适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台上办理政务服务事项（包括行政权力事项和公共服务事项）过程中形成的电子文件的归档。 目前，会博通综合档案管理系统全面升级，已将档案管理9项标准纳入系统升级范畴，全面符合最新的国家档案管理要求。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案保管制度一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。六、做好库房温湿度的监控与登记工作。七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。档案保密制度一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。档案利用制度一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。　七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。档案室人员岗位职责一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。二、遵守各项档案业务规章制度。三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。档案鉴定制度一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。安全与消防制度一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

重视纸质文档的保存工作是档案工作人员必须要注意和认真对待的重要问题。由于历史的原因，当前主要的档案资料都是采用纸质材料为载体进行保存，特别是一些机密性较高的文件，大多采用纸质文件存档，这样就为保存纸质文献档案提出了较高的要求。档案存放的基本物质条件包括：档案库房、库房设备、档案装具、包装材料等。一、避免酸性环境的生成酸性环境的形成主要有两条途径：一是造纸过程中残留的酸；二是当纸张湿度过大时吸收空气中的酸性气体，使纸张PH值变小。二、防治光化学反应发生最好将档案库房建在环廊内，不但避免阳光照射，而且可减少空气中有害气体的侵入。三、控制库房温度温度升高，物质分子获得热能，分子运动加快，动能增大，活化分子数量增多，化学反应也会加快。平时几乎不进行的纤维素有关反应也会发生，纸质老化速度就会加快。当温度过高时，纸质会失去水分而变硬变脆。温度继续升高就会使纤维素脱水、炭化直至燃烧。因此，档案库房一定要控制温度，不可过高也不可过低，最好控制在14-24℃之间。四、控制库房湿度空气中湿度大，纸张含水量就大，酸性物质对纸张中纤维素破坏作用就大，这就是相对湿度越高，纸张白度呈直线下降的原因。当相对湿度超过85%时，纸张物理强度损失30%以上，弹性完全失去，晒干后也不能恢复原来的状态。另外，相对湿度若低于25%以下，纸张又会因干燥失去水分而发硬变脆，弹性、耐折度减弱而易破损。因此，档案库房的湿度非常重要，一定要尽量保持稳定，最好控制在45%—60%。五、除尘杀菌灰尘是细菌、霉菌的携带者，本身也会对纸张产生磨损、腐蚀等破坏作用，因此在档案入库前就要进行除尘、杀菌。入库后要严格控制温湿度，因为高温高湿是细菌、霉菌繁殖的必要条件。

可以借助信息化手段规范档案日常管理，档案管理系统可以为企事业单位提供完整的现代化档案管理解决方案，解决传统档案管理耗时长、工作量大、易出错等痛点、难点。具有以下亮点：1、高效整合资源，发挥档案价值通过数字化智能抓取与实时归档，对繁琐的档案信息进行收集与整合，实现档案信息资源的集中管控，促进档案的增值利用。2、规范档案管理，降低管理成本自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理，解决传统管理方式导致的耗时长、工作量大、易出错等问题，提升档案管理效率。3、信息安全管控，规避档案风险多重档案信息安全管控机制，严格文档使用权限与安全控制，档案使用全过程信息化可追溯，规避档案信息遗失、泄漏等风险。4、数据互联互通，构建资源平台基于统一的数据标准，打破信息壁垒，将分散的档案数据统一汇总、集中处理，构建完整的档案资源信息共享服务平台。